仕事仲間から、突然こんなことを言われました。
「Notion、使ってみたら？」
Notionという名前自体は以前から知っていました。
なんとなく「仕事ができる人が使っている便利なツール」というイメージはあったのですが、正直なところ、自分から積極的に使おうと思ったことはありませんでした。
私は普段、文章やエッセイを書く仕事をしています。
文章を書く仕事というと、一人でパソコンに向かって黙々と作業しているイメージがありますが、実際にはそうでもありません。
「これをいつまでにお願いします」
「この部分を修正してください」
「あとで、この件について確認してください」
そんな小さな仕事が、毎日のように積み重なっていきます。
そして私は、ときどき忘れます。
もちろん忘れようと思って忘れているわけではありません。
そのときは覚えているのです。
「あとでやろう」
と思っているうちに、別の仕事が入ってきて、さらに別のことを考えているうちに、最初の仕事が頭の中から静かに消えていきます。
そんな私にNotionをすすめてきたのが、仕事仲間の彼女でした。
Notionをすすめてきた仕事仲間が、最近やけに仕事が速い
実は彼女について、以前から少し気になっていたことがありました。
最近、妙に仕事が速いのです。
以前から仕事のできる人ではありましたが、それだけではありません。
依頼したことへの反応が速くなり、確認漏れも減り、細かな仕事まできちんと片付いている。
しかも、以前より忙しそうなのにミスが少ない。
何か仕事のやり方を変えたのだろうかと思って聞いてみたところ、出てきた名前が「Notion」でした。
仕事の予定、やること、資料、メモなどをNotionにまとめるようになったのだそうです。
なるほど。
そこで初めて、Notionというものに少し興味が出てきました。
私の場合、もっと仕事を速くしたいというよりも、
「頼まれたことを忘れないようにしたい」
という理由のほうが大きかったと思います。
作業速度が10％上がることより、一つの仕事を丸ごと忘れないことのほうが重要です。
それなら、とりあえず使ってみよう。
そう考えてNotionを触り始めました。
実際にNotionを使ってみた感想。「……めっちゃ使いにくい」
そして、使い始めて最初に思ったことがあります。
なにこれ、めっちゃ使いにくい。
普段仕事で使ってる画面とは違う、なんだろう？語り掛けてくるようなそんな画面。
これが正直な第一印象でした。
Notionが好きな人から怒られそうですが、初心者の私は本当にそう感じました。
まず、できることが多い。
ページ、ブロック、データベース、テンプレート、AI……。
画面を開いた瞬間から、いろいろな選択肢がこちらを向いています。
私はただ、
「明日までにやる仕事を忘れないように書いておきたい」
だけなのです。
ところがNotion側からは、
「こんなこともできますよ」
「AIも使えますよ」
「こういうものも作れますよ」
と、次から次へと話しかけられているように感じました。
特にAI。
私は普段からAIそのものはかなり使っています。
だからAIが嫌いなわけではありません。
でも、仕事を整理するためにNotionを開いたのに、AIの存在感が想像以上に大きく、最初はむしろ仕事の邪魔に感じました。
「今はあなたと話したいわけじゃないんだ」
と何度か思いました。
「Notionは難しい」と感じているのは私だけではなかった
自分だけがNotionを使えないのだろうかと思い、他の利用者の感想も調べてみました。
すると、似たような感想を持っている人は意外といました。
海外のNotionユーザーコミュニティなどを見ていると、最近のNotionについて、
- 機能が増えて複雑になった
- シンプルなメモとして使いたいのに機能が多すぎる
- AIが画面の中で目立ちすぎる
- Notionの仕組みを作ること自体に時間を使ってしまう
といった趣旨の意見があります。
これは、初めて触った私にもよく分かります。
特に
- シンプルなメモとして使いたいのに機能が多すぎる
これについては私も同感。
自由度が高いということは、裏を返せば、
「最初に自分で使い方を決めなければならない」
ということでもあります。
一方で、長くNotionを使っている人の中には、AIによる検索や要約を高く評価している人もいました。
つまり、NotionやNotion AIそのものが使えないというより、使う人によって必要な機能が大きく違うのでしょう。
初心者の私は、その入口で大量の機能を見せられて面食らっている段階なのだと思います。
そもそもNotionって何をするもの？
使い始めてから改めて調べてみました。
Notionをものすごく簡単に言ってしまえば、
メモや文章、ToDo、資料、予定、データなどを一つの場所にまとめられるツール
という理解でよさそうです。
Notionの基本になるのが「ページ」です。
公式ヘルプでも、Notionのページは自由にコンテンツを追加できるキャンバスとして説明されています。
ページを一枚作って、そこに文章を書くだけでも構いません。
そして、そのページの中に置く文章、見出し、画像、チェックリストなどが「ブロック」と呼ばれています。
さらに情報が増えてきたら「データベース」を使って整理することもできます。
データベースに登録した項目は、それぞれ一つのNotionページとして扱えるそうです。
……と書くと、やっぱり難しそうに見えます。
なので私は、最初から全部覚えないことにしました。
初心者の私はNotionを3つの機能だけで始めることにした
Notionを調べていると、本当にいろいろな活用法が出てきます。
仕事管理、読書記録、家計簿、習慣管理、旅行計画、ブログ管理、タスク管理、顧客管理。
全部できるようです。
でも、それを全部やろうとしたら、おそらく私はNotionを覚えるだけで疲れてしまいます。
そこで、当面は次の3つだけ使うことにしました。
1．忘れてはいけない仕事を書く
これがNotionを導入した一番の目的です。
まずは「やること」というページを一枚作り、頼まれた仕事を書いていきます。
そして終わったものにはチェックを入れる。
それだけです。
高度なタスク管理は、今のところ必要ありません。
2．仕事中に思いついたことを書く
文章を書いていると、関係のないアイデアが突然浮かぶことがあります。
今までは別のメモ帳に書いたり、ブラウザを開いたままにしたり、場合によっては頭の中に置いていました。
頭の中に置いておく方法は、かなり危険です。
だいたい忘れます。
そこで、思いついたことを放り込むページも作りました。
整理するのは後です。
とりあえず書いておく。
これだけでも、私にとっては十分役に立ちそうです。
3．仕事ごとにメモを残す
もう一つ試したいのが仕事ごとの記録です。
「誰から頼まれたのか」
「いつまでなのか」
「何をすればいいのか」
「どこまで終わったのか」
こういったことを一か所に残してみようと思います。
これが定着すれば、少なくとも、
「あれ、あの仕事って何を頼まれていたっけ？」
という時間は減らせそうです。
まず覚えたのは「新しいページ」と「/」だけ
Notion初心者が最初に全部覚える必要はなさそうです。
今のところ、私が覚えた操作は本当にわずかです。
新しいページを作ってタイトルを付ける。
そして文章を書く。
パソコン版では、ページ上で「/」を入力すると、見出しやチェックリストなどの候補を呼び出せます。
たとえば、やることを書きたいならToDo用のチェックボックスを置くこともできます。
これだけなら、思っていたほど難しくありません。
Notion公式にはテンプレートも多数用意されています。
ただ、私は最初のうちはテンプレートを大量に入れないことにしました。
便利そうなテンプレートを見ると、あれもこれも使いたくなります。
その結果、仕事を整理するために導入したNotionの整理そのものが仕事になってしまったら、本末転倒です。
Notion初心者は「立派な管理画面」を作らなくていいと思う
Notionについて検索すると、とてもきれいに作り込まれた画面がたくさん出てきます。
カレンダーがあって、タスク一覧があって、進捗状況があって、資料が整理されていて。
見ると格好いい。
私も少し作ってみたくなります。
でも、今の私に必要なのは格好いい管理画面ではありません。
仕事を忘れない仕組みです。
極端な話、
- 今日やること
- 今週やること
- あとでやること
この3つしかなくても、仕事を忘れなくなるなら目的は達成しています。
むしろNotion初心者のうちは、機能を増やすより、毎日Notionを開く習慣を作るほうが重要なのではないかと思っています。
Notionで仕事を速くするより、まず「忘れない」を目指す
仕事仲間の彼女のように、Notionを使った結果、仕事が速くなればもちろん嬉しいです。
ただ、今の私にはそこまで高い目標はありません。
まずは、頼まれた仕事を忘れない。
次に何をするのか迷わない。
思いついたことを消失させない。
それだけでもかなり違います。
仕事というものは、大きな失敗だけで評価が下がるわけではありません。
返信を忘れる。
確認を忘れる。
ちょっとした修正を忘れる。
そういう小さな取りこぼしが積み重なるほうが怖かったりします。
Notionによって、その取りこぼしを一つでも減らせるのであれば、私にとっては十分導入する価値があります。
今のところNotionは使いにくい。でも、しばらく使ってみる
ということで、Notionを初めて使ってみた私の現在の感想は、
「便利そうなのは分かる。でも今のところ、かなり使いにくい」
です。
ただ、これはNotionが悪いというより、私がまだNotionの考え方に慣れていない部分も大きいのでしょう。
初めてスマートフォンを触ったときも、初めて新しいソフトを使ったときも、最初は似たようなものでした。
使い方が分からない。
余計な機能ばかり目に入る。
自分がやりたいことがどこにあるのか分からない。
でも、しばらく使っていると、必要なところだけ自然と見えるようになってきます。
Notionもおそらくそうなのでしょう。
少なくとも仕事仲間の彼女が実際に使って、仕事が速くなり、ミスも減っている姿を私は見ています。
なので、もう少し続けてみます。
今後このブログでは、Notionについて詳しい人が上級者向けの使い方を教えるのではなく、
「Notionをほとんど知らなかった初心者が、実際に仕事で使えるようになるまで」
を記録していこうと思います。
次は、とりあえず私が一番必要としている「仕事を忘れないためのToDoリスト」をNotionで実際に作ってみます。
うまくいくのか。
それとも、またNotionに振り回されるのか。
しばらく付き合ってみようと思います。
今のところはまだモニターに張った付箋の方が役に立ってます。
