仕事仲間にすすめられてNotionを使い始めました。
最初は正直、
「これ、めっちゃ使いにくいな」
と思っていました。
できることが多すぎるのです。
ページ、データベース、AI、テンプレート、カレンダー、ボード……。
私はただ頼まれた仕事を忘れないようにしたかっただけなのに、Notionを開くと「こんなこともできます」「あんなこともできます」と大量の選択肢を渡されます。
その結果、仕事をするためにNotionを入れたのに、Notionの使い方を調べることに時間を使うという、おかしな状態になりかけました。
そこで前回は、難しいことを全部やめて、ただのチェックリストを作りました。
仕事を書いて、終わったらチェックする。
まずはそれだけです。
今回はそこから、ほんの少しだけ先へ進んでみます。
やることを、
- 今日やること
- 今週やること
- あとでやること
この3つに分けてみることにしました。
Notionを調べていると「作り込みすぎて続かなかった」という話が結構ある
Notionを使い始めてから、日本人が実際にNotionを使った感想も読むようになりました。
その中で、私はかなり共感した話があります。
最初から期限、優先度、タグ、進捗状況など、いろいろな項目を作り込んだ結果、入力すること自体が面倒になって、結局Notionを開かなくなったという話です。
これはものすごく分かります。
私もNotionについて調べ始めたとき、格好いい管理画面をいくつも見ました。
今日の予定。
今週の予定。
プロジェクト。
進捗率。
締切。
重要度。
カテゴリー。
全部きれいに並んでいます。
確かに便利なのでしょう。
でも、それを作るところから始めるとなると、私はたぶん途中で嫌になります。
仕事を管理するための道具なのに、管理するための仕組みを管理し始めてしまう。
それでは本末転倒です。
「今日・今週・あとで」の3つだけにした
そこで私は、もっと雑に管理することにしました。
作ったのは、次の3つです。
今日やること
今日中に終わらせたい仕事です。
たとえば、
□ メールを返信する
□ 原稿を確認する
□ 修正依頼に対応する
□ 明日の予定を確認する
といったものを入れています。
ここには、できる限り本当に今日やるものだけを書くことにしました。
以前の私は、ToDoリストを作ると欲張っていました。
思いついた仕事を全部書いてしまうのです。
そうすると朝から、
「10個もある」
「15個も残っている」
となります。
そして夕方になって7個しか終わっていないと、なぜか仕事をしたはずなのに「今日はあまりできなかった」という気分になります。
これは嫌です。
なので「今日やること」には、本当に今日やるものだけ。
それ以外は別の場所へ逃がします。
今週やること
次が「今週やること」です。
急ぎではないけれど、数日以内には片付けておきたい仕事をここに置きます。
たとえば、
□ 来週使う資料を確認する
□ 記事の下書きを作る
□ 必要なものを注文する
□ 仕事仲間に確認しておく
といった感じです。
これを作ったことで、かなり気持ちが楽になりました。
今日やらなくていい仕事まで、今日のリストに置いておく必要がなくなったからです。
「忘れてはいけない」と「今日やらなければならない」は、別なんですよね。
今まで私は、この2つをごちゃ混ぜにしていたのだと思います。
あとでやること
そして最後が「あとでやること」です。
ここは、かなり適当です。
「いつかやりたい」
「忘れたくない」
「今は急がない」
そういうものを置いています。
たとえば、
□ 気になっている本を調べる
□ 新しい仕事のアイデアを考える
□ パソコンのファイルを整理する
□ 時間があるときに設定を見直す
こういうものです。
以前なら頭の片隅に置いていました。
しかし頭の中に置いておくと、思い出すたびに、
「ああ、これもやらないと」
となります。
別に今日やる必要はないのに、思い出すたびに小さな宿題のように感じるのです。
それをNotionに置いておく。
すると、今は忘れていても構いません。
これが意外と気持ちいいです。
ToDoリストは仕事を増やすものではなく、頭から仕事を追い出すものだった
ここまで使ってみて、ToDoリストに対する考え方が少し変わりました。
私は以前、ToDoリストというものを、
「仕事を管理するための表」
だと思っていました。
もちろんそれも間違いではありません。
でも実際に使ってみると、私にとって重要なのは別のところにありました。
覚えておかなくていい。
これです。
頭の中にある仕事をNotionへ移してしまう。
そうすると、脳内でずっと仕事を保持しておく必要がなくなります。
「何か忘れているような気がする」
という、あの妙な感覚も少し減りました。
仕事仲間がNotionを使い始めてミスが減ったという話を聞いたとき、最初は単純に管理能力が上がったのだと思っていました。
でも、もしかすると重要なのは、記憶に頼らなくなったことなのかもしれません。
忘れるためにメモをするという話はライターの間では有名ですからね。
イチイチ覚えておかないとダメじゃなくて、ここに書いてるから見れば大丈夫という安心感があります。
ユーザーの「シンプルに戻したら続いた」という話に納得した
Notionを使った日本人の体験談を読んでいると、最初は細かく管理していたものの、結局シンプルな方法へ戻したという人がいます。
これにも私は同感です。
Notionは自由です。
自由だから、どんどん項目を増やせます。
ところが項目を増やせば、それを入力する作業も増えます。
一つ仕事が増えるたびに、
タイトルを書いて、期限を書いて、カテゴリーを選んで、重要度を決めて、ステータスを設定して……。
そこまでやる必要がある仕事ばかりではありません。
「メールを返信する」くらいなら、
□ メールを返信する
これで終わりです。
今の私は、それでいいと思っています。
できなかった仕事を毎日見せられるのもしんどい
もう一つ、日本人ユーザーの記事を読んでいて「これも分かるな」と思った話がありました。
予定どおり仕事が進まなかったとき、Notionを開くたびに未完了のタスクが並んでいると、管理ツールそのものを見るのが嫌になってくるという話です。
これもありそうです。
仕事なんて、予定どおり進まない日のほうが普通です。
急な電話が来ます。
予定外の依頼が入ります。
体調が悪い日もあります。
一つの仕事に思っていた以上の時間がかかることもあります。
なのに朝決めたリストを絶対に全部終わらせなければならない、となると、Notionが仕事を助ける道具ではなくなります。
「今日もできませんでした」と毎日注意してくる道具
になってしまいます。
私はそれは嫌です。
終わらなかったものは、明日に移せばいい。
今週でいいなら、「今週やること」に戻せばいい。
よく考えたら必要なかったという仕事なら、消してもいい。
そのくらいの雑さで使おうと思っています。
Notion公式にもシンプルなタスク管理がある
いろいろ調べてみると、これは私だけの考え方でもないようです。
Notion公式のテンプレートマーケットプレイスにも、初心者向けとして「今日やること」「やること」「終わったこと」のように、かなり単純に分けたタスク管理テンプレートがあります。
つまり最初から複雑な管理画面を作らなくてもいいわけです。
やることを書く。
必要なら締切を書く。
終わったらチェックする。
本来、タスク管理はこの程度から始めてもいいのでしょう。
期限は本当に必要な仕事にだけ入れることにした
前回、Notionでは仕事に日付やリマインダーを付けられることも知りました。
便利なので、最初は全部に日付を付けようかと思いました。
でも、やめました。
「今日中にメールを一本返信する」
程度の仕事まで細かく期限管理を始めると、また入力作業が増えるからです。
その代わり、
「この日を過ぎると困る」
という仕事にだけ期限を設定することにしました。
提出期限。
予約。
支払い。
人と約束している仕事。
このあたりです。
全部を管理するのではなく、忘れたら困るところだけNotionに助けてもらう。
そのくらいがちょうどいい気がします。
朝は「今日やること」だけを見る
今回から、仕事を始めるときのルールも一つ決めました。
朝は「今日やること」だけを見る。
今週の仕事や、いつかやりたいことまで朝から全部眺めないことにしました。
今週10個仕事があったとしても、今日やるのが3個なら、今日見るのは3個です。
その3個が終わったら、その時点で次を考えます。
仕事の量そのものが減るわけではありません。
でも、目の前に表示する量を減らすだけで、かなり印象が変わります。
これはNotionの機能というより、仕事の見せ方の問題なのかもしれません。
夜は終わらなかった仕事を移動する
そして仕事を終えるときには、その日に終わらなかったものを確認します。
明日やるなら明日へ。
今週中でいいなら「今週やること」へ。
急がなくなったなら「あとでやること」へ。
もう必要ないなら削除。
これだけです。
完璧に整理するつもりはありません。
むしろ多少散らかっていても、仕事を忘れなければ成功だと思っています。
Notionを「きれいに使う」必要はないのかもしれない
Notionについて調べると、美しい画面がたくさん出てきます。
見ていると憧れます。
でも、今回実際に使ってみて思いました。
別にNotionはきれいでなくてもいい。
誰かに見せるためのものではありません。
私が仕事を忘れなければ、それでいいのです。
ページのデザインが地味でもいい。
絵文字がなくてもいい。
分類が3つしかなくてもいい。
データベースを使っていなくてもいい。
仕事が抜け落ちなくなったなら、そのNotionはちゃんと仕事をしています。
初心者の今は「今日・今週・あとで」で十分だった
Notionを使い始めた頃は、あまりにも機能が多くて途方に暮れました。
AIまでどんどん話しかけてくるし、私はもっと単純なものを想像していたので、最初はかなり面倒に感じました。
今もNotionを「使いこなせている」とは全く思いません。
知らない機能だらけです。
でも、それでいいのかもしれません。
今回使ったのは、ほとんどチェックリストだけです。
それでも、
- 今日やる仕事
- 今週忘れてはいけない仕事
- いつかやりたいこと
が頭の中から外へ出ました。
少なくとも、「何か忘れている気がする」という状態は以前より減りそうです。
日本人ユーザーの体験談にあった、
「最初から作り込みすぎないほうが続く」
という考え方にも、実際に触ってみてかなり納得しました。
Notionに慣れたら、いつかデータベースも使うかもしれません。
期限ごとに自動で表示を変えることもできるようです。
でも、それは困ってから覚えます。
今はまだ、
「今日・今週・あとで」
これだけで十分です。
次は、Notionを使っていて少し気になってきた「ページとデータベースって、そもそも何が違うの？」というところを、初心者なりに実際に触りながら調べてみようと思います。
名前からして難しそうです。
でも、この辺が分かってくると、Notionがなぜ便利だと言われているのか、もう少し理解できる気がしています。
