仕事仲間にすすめられてNotionを使い始めました。
最初は正直、かなり使いにくいと思いました。
できることが多すぎるし、知らない言葉が次々と出てきます。
その中でも、ずっと気になっていた言葉があります。
「データベース」
これです。
Notionについて調べると、本当に頻繁に出てきます。
「Notionはデータベースが便利」
「データベースを使えば仕事を整理できる」
「Notionを使うならデータベースを覚えたほうがいい」
みんな当然のように言っています。
でも初心者の私は、そもそもこう思っていました。
「ページと何が違うの？」
前回までは、仕事を忘れないために普通のページへチェックリストを書いていました。
「今日やること」
「今週やること」
「あとでやること」
これだけでも今のところ十分使えています。
だったらデータベースなんて必要ないのではないか。
そんな疑問が出てきました。
今回は、Notion初心者の私が実際にページとデータベースを触りながら、何が違うのか調べてみました。
日本人のNotion初心者も「データベース」で迷っていた
分からないのが私だけだったら嫌なので、日本人ユーザーがNotionを使い始めたときの体験談をいろいろ読んでみました。
すると、安心しました。
みんな結構ここで迷っています。
「データベースって結局何なの？」
「テーブルと何が違うの？」
「いつ普通のページを使って、いつデータベースを使うの？」
「プロパティって何？」
こういった疑問を持った人が普通にいました。
ある日本人ユーザーは、最初は勢いでデータベースを作ったものの、あとから同じようなデータベースが増えて管理に困ったと書いていました。
これを読んで、私はかなり納得しました。
Notionって、できることを先に見せすぎるところがある気がします。
初心者としては、
「まず、何に使えばいいの？」
を知りたい。
ところが調べると、フィルター、ビュー、リレーション、ロールアップ、数式……と、さらに知らない言葉が増えていきます。
私は仕事を忘れないようにしたかっただけなのに、いつの間にかデータベースの勉強をしています。
この辺が、私が最初にNotionを「使いにくい」と感じた理由の一つなのだと思います。
まず「ページ」は普通のノートだと思えばよかった
一度、難しい言葉を全部忘れることにしました。
私なりに考えると、Notionの「ページ」は普通のノートや書類に近いものです。
たとえば、
「今日の仕事」
というページを作る。
その中に文章を書く。
チェックリストを書く。
画像を貼る。
見出しを付ける。
必要なら、その中にさらに別のページを作る。
これが普通のページです。
文章を書く仕事をしている私としては、こちらのほうが感覚的に分かります。
Wordで新しい文書を作るのに少し似ています。
一枚の紙を渡されて、そこに必要なものを書く。
それで終わりです。
では「データベース」って何なのか
問題はこちらです。
Notion公式の説明を読んで、ようやく少し理解できました。
ものすごく単純に言えば、
データベースは、似た種類のページをまとめて管理する場所
ということのようです。
ここで私は一度混乱しました。
データベースの中に「ページ」が入っているのです。
しかも、表で表示した場合、表の一行一行がそれぞれ一つのNotionページになっています。
これは最初、まったく分かっていませんでした。
データベースは「ただの表」ではなかった
私は最初、データベースを見てこう思いました。
「これ、Excelみたいな表じゃないの？」
おそらく同じことを思った初心者はかなりいると思います。
見た目は表です。
横に項目があって、縦にデータが並んでいます。
だからExcelやGoogleスプレッドシートのようなものだと思っていました。
でも実際に触ってみると少し違いました。
たとえば仕事を管理するデータベースを作ったとします。
そこに、
・原稿を書く
・メールを返信する
・修正を確認する
という3つの仕事を登録します。
見た目では3行並んでいます。
ところが「原稿を書く」という項目をクリックすると、それ自体が一つのページとして開きます。
その中に、
「どんな原稿を書くのか」
「参考資料」
「途中で思いついたこと」
「修正内容」
などを自由に書くことができます。
ここでようやく、
「ああ、表の中に文章が閉じ込められているわけじゃないんだ」
と分かりました。
私には「本棚」で考えると分かりやすかった
いろいろ説明を読んだ結果、私は本棚として考えることにしました。
普通のページは、一冊のノート。
データベースは、そのノートをまとめて置いている本棚。
そんな感じです。
たとえば「仕事」という本棚がある。
そこに、
「原稿A」というノート
「原稿B」というノート
「メール返信」というノート
「打ち合わせ」というノート
が並んでいる。
そして、それぞれのノートには、
締切
進行状況
種類
などの情報を付けられる。
これがデータベースなのだと考えると、かなり理解できました。
普通のページにはない「プロパティ」が便利らしい
データベースには「プロパティ」というものがあります。
また知らない言葉が出てきました。
最初はこれも嫌でした。
ただ、実際に使ってみると、それほど難しいものではありませんでした。
要するに、そのページに付けておく情報です。
たとえば仕事なら、
仕事名：原稿を書く
状態：作業中
締切：10月10日
といった感じです。
「状態」「締切」などがプロパティになります。
そして、この情報を使って並べ替えたり、条件に合う仕事だけ表示したりできる。
ここまで理解すると、少しNotionらしさが見えてきました。
前に作った「今日・今週・あとで」もデータベースなら自動化できる
前回、私は仕事を、
- 今日やること
- 今週やること
- あとでやること
に分けました。
普通のページで作ったので、自分で仕事を移動しています。
今日できなければ今週へ移す。
明日やるなら明日へ。
これはこれで単純なので気に入っています。
でもデータベースを使うと、一つの仕事に締切などを入れて、その条件によって表示する内容を変えられるようです。
たとえば、今日が締切の仕事だけ表示する。
今週が締切の仕事だけ表示する。
完了した仕事は表示しない。
こういったことができます。
なるほど。
ここで初めて、仕事仲間がNotionを使って仕事を管理している理由が少し分かりました。
仕事が増えてくると、単純なチェックリストより便利そうです。
同じデータを「表」「カレンダー」「リスト」で見られるのも面白い
もう一つ、データベースを触って驚いたことがあります。
登録した情報そのものを作り直さなくても、見せ方を変えられるのです。
Notionでは同じデータベースを、テーブルだけでなく、リストやボード、カレンダーなど複数の形で表示できます。
たとえば仕事を表で管理していたとして、締切が設定されていればカレンダー形式で確認することもできます。
最初、私は、
「カレンダーを作るなら、カレンダー用にもう一度仕事を登録するのかな」
と思っていました。
そうではありませんでした。
同じ情報を違う見せ方で見ているだけ。
ここは結構便利だと思いました。
でも、やっぱり初心者がいきなり全部使う必要はないと思う
ここまで分かってくると、データベースは確かに便利です。
とはいえ、私は前の記事で決めたことを忘れないようにしようと思います。
Notionを使いこなすこと自体を仕事にしない。
これです。
日本人ユーザーの体験談を見ても、プロパティを増やしすぎたり、同じようなデータベースを何個も作ったりして、あとから管理が大変になったという人がいます。
これは私もやりそうです。
一度便利だと分かると、何でもデータベースに入れたくなります。
読んだ本。
仕事。
欲しいもの。
記事のアイデア。
行きたい場所。
予定。
何でも管理できます。
でも、全部管理する必要があるのかという話です。
ページとデータベース、私はこう使い分けることにした
今のところ、私なりの基準を決めました。
一回書いて終わるものは普通のページ
たとえば、
- 長めのメモ
- 考えをまとめる文章
- 一回だけ使う資料
- 雑記
こういったものは普通のページで十分です。
文章を書くなら、私はこのほうが楽です。
同じ種類のものが増えていくならデータベース
逆に、
- 仕事
- 記事のアイデア
- 締切があるタスク
- 継続的に増えていく記録
のように、似たものが次々と増えていく場合はデータベースが便利そうです。
同じ種類のページが何十個も増えてくると、普通のページだけでは探すのが大変になります。
そうなったときに、まとめて整理する。
そのためのものだと考えることにしました。
日本人ユーザーの「同じ種類のページが増えたらデータベース」という考え方に納得した
日本人向けのNotion解説を読んでいて、私が特に分かりやすいと思った考え方があります。
同じ種類のページがいくつも増えてきたら、データベースにまとめてみる。
最初から完璧なデータベースを設計するのではありません。
まず普通に使う。
ページが増える。
探すのが面倒になる。
そこで初めて整理する。
私はこの順番のほうが合っています。
必要になる前に仕組みを作ろうとすると、何が必要なのか分からないからです。
仕事でも同じだと思います。
困っていないことを改善しようとすると、改善するための仕事だけが増えてしまいます。
試しに「仕事管理」の小さなデータベースを作ってみた
理解するには触ったほうが早いので、試しに小さなデータベースを作ってみました。
いきなり立派なものは作りません。
項目も3つだけです。
仕事名
状態
締切
これだけ。
状態は、
未着手
作業中
完了
くらいで十分です。
そして実際に仕事を数件入れてみます。
一つの仕事をクリックするとページとして開くので、その中に詳しい内容を書きます。
これなら、
「仕事の一覧を見る場所」
と、
「その仕事の詳しい内容を書く場所」
を一つにまとめられます。
これは確かに便利です。
普通のToDoリストより便利。でも今すぐ全部移行はしない
触ってみた結果、データベースがなぜ評価されているのかは少し分かりました。
仕事が増えたときは、普通のチェックリストより明らかに管理できる情報が多いです。
検索もできます。
並べ替えもできます。
必要な仕事だけ表示できます。
締切も入れられます。
中には詳しいメモも書けます。
それでも、前回作った単純なチェックリストを全部捨てるつもりはありません。
今日やることが3つしかないなら、チェックリストで十分だからです。
データベースが便利だからといって、すべてをデータベースにする必要はありません。
簡単なものは簡単なまま。
増えて困ったものだけデータベース。
今のところ、このくらいが私にはちょうどいいと思っています。
「データベース」という名前が難しそうに見せている気もする
今回触ってみて思ったのですが、私は「データベース」という言葉そのものに身構えていたのかもしれません。
データベース。
なんとなく専門的です。
システムエンジニアが使っていそうです。
私のように文章を書いている人間からすると、急に違う世界へ連れていかれたような感じがします。
でも実際にやっていたことは、
似たノートを一つの棚に並べて整理する。
かなり単純なことでした。
そう考えると、少し抵抗がなくなりました。
ようやくNotionの便利さが少しだけ見えてきた
Notionを初めて使ったとき、私は「めっちゃ使いにくい」と書きました。
今でも初心者に親切なツールだとはあまり思っていません。
機能が多いです。
言葉も多いです。
AIも前に出てきます。
最初から「全部使ってください」と言われたら、私はたぶんやめます。
ただ、一つずつ触ってみると、少し印象が変わってきました。
普通のページ。
チェックリスト。
そして今回のデータベース。
それぞれが何のためにあるのか分かると、Notionがただ機能を詰め込んだツールではなく、情報を一か所にまとめるための仕組みなのだということが少し見えてきます。
仕事仲間がNotionを使うようになって仕事が速くなり、ミスも減った理由も、なんとなく想像できるようになりました。
彼女は記憶力が急によくなったわけではありません。
おそらく、覚えておかなければならないことをNotionの外に出して、必要なときに見られる状態を作ったのでしょう。
それなら私にも使えるかもしれません。
ページとデータベースの違いを初心者なりにまとめると
今回私が理解したことを、本当に単純にまとめます。
ページ
一つの文章やメモを書く場所。
データベース
同じ種類のページをまとめて整理する場所。
そしてデータベースの中にある一つ一つの項目も、それぞれページになっています。
だから、
「一つだけ書きたいならページ。似たものが増えて整理したくなったらデータベース」
今の私は、これくらいの理解で使ってみます。
プロパティも数式もリレーションも、まだ覚えなくていい。
困ったら、そのとき覚えます。
Notion初心者の私には、そのくらいがちょうどよさそうです。
そして次に気になっているのが、今回出てきた「ビュー」です。
同じ仕事を表で見たり、カレンダーで見たりできるらしい。
これが分かれば、前に作った「今日・今週・あとで」の仕事管理も、もう少し便利にできるかもしれません。
次は実際に、テーブル、リスト、カレンダーを切り替えて、初心者にはどの表示が一番使いやすいのか試してみようと思います。
