前回、仕事仲間にすすめられてNotionを使い始めました。
その仕事仲間は、最近になって明らかに仕事が速くなりました。
しかも、速くなっただけではありません。
以前よりも細かなミスや確認漏れが減っている。
その理由を聞いたところ、仕事の管理にNotionを使うようになったとのことでした。
そこで私もNotionを導入してみたのですが、最初の感想は、
「いや、これ難しくない？」
でした。
できることが多すぎる。
ページ、データベース、テンプレート、AI、カレンダー……。
私は仕事を忘れないようにしたいだけなのに、目の前には大量の機能が並んでいます。
そこで今回は考え方を変えることにしました。
Notionを使いこなそうとするのを、一度やめます。
私がNotionを使い始めた目的は、Notionに詳しくなることではありません。
仕事を忘れないことです。
だったら最初に作るものも、できるだけ単純でいい。
今回は、仕事を忘れないためのシンプルなToDoリストをNotionで作ってみることにしました。
人のNotionレビューを見て「それ、分かる」と思った
前回Notionを使ってみてあまりにも戸惑ったので、他の人はどう感じているのだろうと思い、実際に使っている人たちの感想をいろいろ読んでみました。
すると、かなり共感する意見がありました。
特に印象に残ったのが、
「自由度が高いからこそ、最初はどう使えばいいのか分からない」
という感覚です。
これは本当によく分かります。
たとえば一般的なToDoアプリなら、アプリを開いた時点で「ここにやることを書いてください」という場所があります。
そこに仕事を書けば、とりあえず使えます。
ところがNotionの場合、白いキャンバスを渡されて、
「何でも好きなものを作れますよ」
と言われているような感覚があります。
何でも作れる。
それは確かにすごい。
でも初心者からすると、
「いや、何を作ったらいいの？」
となるわけです。
人ユーザーの記事を読んでいると、同じように「便利そうだけれど難しそう」と感じながらNotionを始めた人や、一度はNotionでタスク管理を試したものの、もっと単純なツールに戻った人もいました。
これにも私はかなり納得しました。
道具というものは、高機能ならいいというわけではありません。
自分がやりたいことより道具を操作する時間のほうが長くなったら、何のために導入したのか分からなくなります。
Notionを使うこと自体が仕事になったら意味がない
人ユーザーの感想の中で、もう一つ「これは気をつけたい」と思ったものがありました。
それは、
「Notionを使いこなすこと自体が目的になってしまう」
という話です。
これも非常によく分かります。
Notionについて検索してみると、とても美しい管理画面がたくさん出てきます。
タスクが整然と並び、進捗状況が表示され、カレンダーがあり、プロジェクトごとに色分けされ、資料まできれいに整理されています。
見ていると、自分も作りたくなります。
しかし、それを作るために何時間も使っていたらどうでしょう。
私は文章を書く仕事をしています。
Notionの管理画面を完成させることが仕事ではありません。
文章を書かなければ仕事は終わりません。
そして私がNotionを導入した一番の理由も、仕事を高速化することではなく、
「頼まれた仕事を忘れないため」
でした。
だから最初から完璧なシステムは作らないことにしました。
最初に作ったのは、ただの「やることリスト」
まずNotionで新しいページを作りました。
ページの名前は、そのままです。
「やること」
おしゃれさはありません。
でも、これで十分です。
Notionでは新しいページを作って、その中にチェックボックス付きのToDoを置くことができます。
パソコン版なら、ページ内で
/todo
あるいは
/チェックリスト
と入力すると、チェックできる項目を作れます。
「[]」と入力してもToDoのチェックボックスを作成できます。
そこに、やらなければならない仕事を書いていきます。
たとえば私なら、
□ 原稿を確認する
□ ○○さんに返信する
□ 修正依頼を確認する
□ 明日の仕事を確認する
最初はこれだけです。
終わったらチェックする。
何も難しいことはありません。
でも、むしろ今の私にはこれくらいがちょうどいいと感じました。
「今日・今週・あとで」の3つに分けてみた
ただ仕事を全部並べるだけだと、今度はリストが長くなってしまいます。
そこで、少しだけ分類することにしました。
今日やること
今週やること
あとでやること
この3つです。
今のところ、これ以上細かくする必要は感じていません。
仕事管理について調べると、「重要度」「緊急度」「担当者」「進捗率」「カテゴリー」など、さまざまな管理項目が出てきます。
もちろん仕事の規模が大きくなれば必要になるのでしょう。
でも、私はまだNotionを使い始めたばかりです。
まずは、今日何をするのか分かればいい。
今週やらなければならないことが見えていればいい。
急がない仕事を忘れずに置いておければいい。
そう考えると、3つで足りました。
書いてみると「頭の中に置いておく仕事」が意外と多かった
実際に仕事を書き出してみて、少し驚きました。
私は普段、思っていた以上に多くの仕事を頭の中だけで管理していたようです。
「今日中に返信しよう」
「あとで確認しよう」
「明日、この人に連絡しよう」
その瞬間には覚えています。
だからメモするほどでもないと思ってしまいます。
ところが仕事をしている途中で別の連絡が来ます。
メールを開きます。
別の原稿を確認します。
電話がかかってきます。
気になることを調べます。
そして数時間後。
最初に覚えていたはずの仕事が消えています。
これは記憶力が悪いというより、そもそも人間の頭をToDoリストとして使おうとしていることに無理があるのかもしれません。
Notionに書いてしまえば、覚えておく必要がありません。
ここは使い始めて早い段階で「なるほど」と感じた部分でした。
人ユーザーが言う「一か所にまとめられる良さ」も少し分かってきた
Notionを高く評価している人ユーザーの感想を読むと、よく出てくるのが情報を一か所にまとめられるという話です。
これも使ってみると意味が分かってきました。
これまで私は、仕事によって情報をいろいろな場所に置いていました。
メールに書いてあるもの。
ブラウザで開いたままになっているもの。
スマートフォンのメモ。
紙に書いたもの。
頭の中にあるもの。
これでは、「やるべきこと」そのものより、
「どこに書いてあったっけ？」
を探す時間が発生します。
Notionに全部集めることができれば、まずNotionを見ればいい。
この状態を作れるなら確かに便利です。
最初からNotionの魅力が分かったわけではありませんが、少しずつ仕事仲間が使っている理由が見えてきました。
期限がある仕事には日付も付けられる
単純なチェックリストだけでも使えますが、期限を忘れるのが怖い仕事もあります。
Notionでは「@」を使って日付を入れることもできます。
さらに必要であればリマインダーを設定することもできます。
たとえば、
□ 原稿を提出する @10月10日
というような形です。
これなら「やること」だけではなく、「いつまでにやるのか」も同じ場所で確認できます。
とはいえ、私は今のところ全部の仕事に期限を設定するつもりはありません。
入力項目を増やせば増やすほど、今度はタスクを登録すること自体が面倒になるからです。
絶対に忘れてはいけないものだけ日付を入れる。
しばらくは、そのくらいで使ってみようと思います。
データベースはまだ使わないことにした
Notionで本格的にタスク管理をするのであれば、「データベース」という機能が便利なようです。
タスクごとに期限やステータスを設定したり、条件によって表示を切り替えたりできます。
Notion公式でも、タスク管理用のデータベースではステータスや期限などを持たせることができます。
かなり便利そうです。
ただし、今回は使いません。
なぜなら、今の私にはまだ必要ないからです。
前回Notionを触っていて感じた「難しい」という印象のかなりの部分は、最初からいろいろな機能を理解しようとしたことにも原因がある気がします。
人の初心者レビューを見ても、最初にデータベースなどの仕組みを理解するところで戸惑っている人がいました。
だったら私は、必要になるまで後回しにします。
チェックリストで困るようになったら、そのとき覚えればいい。
このくらいの距離感でNotionと付き合ったほうが、私には合っていそうです。
Notionは万人にとって最高のToDoアプリではないと思う
ここまで使ってみて、一つ思ったことがあります。
Notionは非常に高機能ですが、単純にToDoだけ管理したい人なら、もっと単純なアプリのほうが合うこともあると思います。
実際、人ユーザーの中にも、Notionでタスク管理を試した結果、Google KeepやTodoistなど別のツールを使うようになった人がいます。
これもよく分かります。
Notionだから正解。
Notionを使えば仕事ができる。
そういう話ではないのでしょう。
重要なのは、自分が仕事を忘れず、迷わず行動できることです。
私は仕事仲間が実際にNotionを使って仕事が速くなり、ミスも減った姿を見ています。
だから、もう少し使ってみたいと思っています。
ただ、合わなければ別の方法を選べばいい。
そのくらいでいいと思っています。
意外だったのは「仕事を速くする」より気持ちが軽くなること
ToDoを書き出してみて感じたのは、作業速度そのものより別の変化でした。
頭の中が少し静かになります。
仕事を覚えておかなければならない状態というのは、実際には何もしていなくても頭の片隅でその仕事を持ち続けています。
「あれをやらなきゃ」
「忘れてないかな」
「何か頼まれていた気がする」
それが積み重なると、妙に落ち着きません。
ところがNotionに書いた瞬間、少なくとも「覚えておく」という仕事からは解放されます。
やる必要はあります。
でも覚えておく必要はありません。
これは思っていたより大きな違いかもしれません。
人のNotionユーザーの中にも、タスクを整理したことで心理的な負担が減ったと書いている人がいました。
これは今のところ、私も少し分かる気がします。
しばらくは「毎朝Notionを見る」だけ続けてみる
立派なToDo管理システムを作ることより、もっと重要な問題があります。
Notionを開かなければ意味がありません。
どれだけ完璧なToDoリストを作っても、見なければただのリストです。
そこで当面の目標を決めました。
毎朝、仕事を始める前にNotionを開く。
今日やることを見る。
追加された仕事があれば書く。
終わったらチェックする。
まずはこれだけ。
Notionの操作を覚えることより、この習慣を作ることのほうが大事だと思っています。
初心者の私には「Notionを使いこなさない」がちょうどいい
最初の記事では、Notionを触ってみて「めっちゃ使いにくい」と感じました。
今回も、Notionそのものが急に簡単になったわけではありません。
まだ分からない機能は大量にあります。
AIもいます。
データベースもよく分かりません。
テンプレートも大量にあります。
でも、少し考え方が変わりました。
全部使う必要はないのだと思います。
仕事を忘れないためにチェックリストが必要なら、チェックリストだけ使えばいい。
期限が必要になったら期限を覚える。
仕事が増えてチェックリストでは管理できなくなったら、そのときデータベースを覚える。
それで十分です。
Notionに自分を合わせるのではなく、自分に必要なところだけNotionから借りる。
今のところ、そのくらいの使い方が私には合っている気がします。
そして、仕事仲間のように本当にミスが減るのか。
仕事が速くなるのか。
もう少し使い続けて確かめてみます。
次は、今回の単純なチェックリストから一歩進んで、Notionで「今日やること・今週やること・あとでやること」をもう少し見やすく整理できないか試してみようと思います。
まだまだNotion初心者です。
だからこそ、初心者のまま一つずつ試していきます。
